Online időpontfoglaló rendelőknek – mire figyeljen választáskor

Az online időpontfoglaló ma már nem extra: a betegek egyre inkább elvárják, hogy este, a telefonjukról is foglalhassanak. A rendelő számára viszont a választás nem csak kényelmi kérdés: a foglaláskor egészségügyi adat keletkezik, az emlékeztetőből könnyen lehet reklám, az előrefizetéshez pedig bizonylat és világos lemondási feltételek kellenek.

Összeszedtük, mire figyeljen, amikor online időpontfoglalót választ a magánrendelőjéhez.

Sokat. Egy nagy nemzetközi áttekintés szerint SMS-emlékeztetővel a megjelenési arány 68%-ról 79%-ra nőtt, egy másik összesítésben pedig a meg nem jelenés 21%-ról 15%-ra csökkent. A többszöri értesítés hatékonyabb volt az egyszerinél.

A számok kórházi és állami ellátásból származnak, magánrendelőben más lehet a kiinduló helyzet – de az irány egyértelmű: az emlékeztető az egyik legolcsóbb eszköz az üresen maradó időpontok ellen.

2026 márciusa óta az EESZT SMS-ben vagy e-mailben emlékezteti a betegeket a lefoglalt időpontjukra. Ez azonban csak a közfinanszírozott járóbeteg-szakellátás központi foglalási rendszerében lefoglalt időpontokra vonatkozik.

A magánrendelő saját foglalóján vagy telefonon felvett időpontjairól az EESZT nem küld emlékeztetőt – erről a rendelőnek magának kell gondoskodnia.

A foglalási adat jellemzően egészségügyi adat: ha a beteg panaszt, vizsgálattípust vagy szakrendelést ad meg, az már az egészségi állapotára utalhat. Külön GDPR-hozzájárulást ehhez nem kell kérni, mert az adatkezelés az ellátás része – a beteget viszont tájékoztatni kell róla.

Amire figyeljen:

• Csak a szükséges adatot kérje kötelezően: név, egy elérhetőség, a szolgáltatás és az időpont. A panasz leírása legyen nem kötelező mező.

• Az adatkezelési tájékoztató legyen elérhető a foglalóoldalon.

• A foglalórendszer szolgáltatójával adatfeldolgozói szerződést kell kötni, és rá is vonatkozik az orvosi titoktartás.

Reklámot e-mailben vagy SMS-ben csak a beteg előzetes, kifejezett hozzájárulásával lehet küldeni – és az számít, mit csinál az üzenet, nem az, minek nevezzük.

• A „Holnap 10:00-kor időpontja van, lemondás: …” típusú emlékeztető a már lefoglalt ellátást szolgálja.

• Az „Ideje kontrollra jönni, foglaljon időpontot!” viszont már új foglalásra ösztönöz, ezért könnyen reklámnak minősül, és előzetes hozzájárulás kell hozzá.

Hogy a sima emlékeztetőhöz kell-e külön hozzájárulás, arról a hatóságok még nem döntöttek egyértelműen. A legbiztosabb, ha a beteg a foglaláskor egy jelölőnégyzettel kéri. Az üzenetbe pedig ne kerüljön diagnózis vagy panasz – az SMS-t a beteg környezete is láthatja.

Az online foglalt orvosi ellátásra nem vonatkozik a webshopoknál megszokott 14 napos elállási jog.

Lemondási vagy no-show díjat kérhet a rendelő, de csak akkor, ha a beteg a foglalás előtt külön tájékoztatást kapott róla, és kifejezetten elfogadta. A díj legyen arányos, a lemondási határidő világos – és ha a rendelő mondja le az időpontot, a beteg kapja vissza a pénzét.

Az orvosi szolgáltatás áfamentes, de ettől még nyugtát vagy számlát kell adni róla. Az előrefizetés könyvelési részleteit érdemes a könyvelővel egyeztetni.

2025 nyara óta él az akadálymentességi törvény, de a 10 főnél kevesebbet foglalkoztató mikrovállalkozások mentesülnek alóla – így a legtöbb kis magánrendelő is. Nagyobb rendelőknél még nem egyértelmű, hogy az online foglalásra vonatkozik-e.

Az akadálymentes, mobilon is jól használható foglalóoldal ettől függetlenül jó választási szempont.

Egy online foglaló biztonsági hibája drága lehet: a NAIH 2020-ban 7,5 millió forintra bírságolt egy magán egészségügyi szolgáltatót, mert az online foglalórendszerében tárolt leletek bejelentkezés nélkül is elérhetők voltak.

Kérdezze meg a szolgáltatót, hogyan védi a rendelői hozzáférést (például kétlépcsős azonosítással), és hol tárolja az adatokat. Az EU-n belüli tárolás nem kötelező, de kevesebb jogi kockázattal jár.

1. A foglalás azonnal a rendelő naptárába és a betegnyilvántartásba kerül-e, vagy két rendszerben kell vezetni?

2. Csak a szükséges adatot kéri-e kötelezően, és elérhető-e a foglalóoldalon az adatkezelési tájékoztató?

3. Köt-e a szolgáltató adatfeldolgozói szerződést, és hol tárolja az adatokat?

4. Küld-e SMS- és e-mail-emlékeztetőt, és megadja-e benne a lemondás módját?

5. Lemondhat-e vagy átfoglalhat-e a beteg egyszerűen?

6. Lehet-e előre, bankkártyával fizetni, és kiállítható-e hozzá a bizonylat?

7. Mobilon is jól használható-e, és van-e kétlépcsős azonosítás a rendelői felületen?

8. Kezeli-e a rendelő saját szolgáltatásait, rendelési idejét és – ha kell – az angol nyelvű betegeket?

A Remedi időpontfoglaló modulja a praxisszoftver része: a betegek a rendelő saját foglalóoldalán választanak szabad időpontot, a foglalás azonnal megjelenik a rendelő naptárában, és a beteg adataiból automatikusan pácienskarton készül – nincs dupla adatrögzítés.

A modul automatikus SMS- és e-mail-emlékeztetőt küld, bankkártyás előrefizetést kínál SimplePay-integrációval, a foglalófelület magyarul és angolul is elérhető, a beteg pedig dokumentumot is feltölthet. A rendelő mobilalkalmazásból is kezelheti az időpontokat.

Az időpontfoglaló az alaprendszer kiegészítő modulja: éves előfizetéssel az alaprendszer 7 900 Ft + ÁFA / hó, az időpontfoglaló 5 900 Ft + ÁFA / hó. A bankkártyás előrefizetés és a dokumentumfeltöltés külön választható kiegészítők.

Küld az EESZT emlékeztetőt a magánrendelő betegeinek? Nem. Az EESZT-emlékeztető csak a közfinanszírozott járóbeteg-szakellátás központi foglalási rendszerében lefoglalt időpontokra vonatkozik. A magánrendelőnek saját emlékeztetőről kell gondoskodnia.

Kell a betegtől GDPR-hozzájárulás az online foglaláshoz? Nem, az adatkezelés az egészségügyi ellátás része. A beteget viszont tájékoztatni kell az adatkezelésről.

Van 14 napos elállási jog az online foglalt vizsgálatra? Nincs, az orvosi ellátásra nem vonatkozik a távollevők közötti szerződések elállási joga.

Kérhet a rendelő no-show díjat? Igen, ha a beteg a foglalás előtt külön tájékoztatást kapott róla és kifejezetten elfogadta, és a díj arányos.

Mennyivel csökkenti az SMS-emlékeztető a meg nem jelenést? Nemzetközi áttekintések szerint érdemben: az egyikben a megjelenési arány 68%-ról 79%-ra nőtt, egy másikban a meg nem jelenés 21%-ról 15%-ra csökkent.